Với nhiều năm kinh nghiệm trong việc tư vấn và hỗ trợ pháp lý trong lĩnh vực tài chính – kế toán, trong phạm vi bài viết này Dichvuketoan.biz chúng tôi sẽ giải đáp thắc mắc về chứng từ kế toán là gì, chứng từ kế toán tiếng anh và cách quản lý cũng như sử dụng chứng từ kế toán đúng cách.
Mục lục
Chứng từ kế toán là gì? Những quy định cụ thể
Chứng từ kế toán là gì?
Theo Luật Kế toán năm 2015 quy định thì: “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.”
Chứng từ kế toán cần phải được lập một cách rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác, dễ kiểm tra, kiểm soát cũng như là đối chiếu theo các nội dung quy định tại Điều 16 Luật kế toán.
Những đơn vị kế toán trong hoạt động kinh doanh cần phải chủ động xây dựng, thiết kế những biểu mẫu chứng từ kế toán tuy nhiên vẫn cần phải đảm bảo đầy đủ các nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định của khoản 1 Điều 16 Luật kế toán, phù hợp với những đặc điểm hoạt động cũng như yêu cầu quản lý của đơn vị mình trừ trường hợp pháp đã Luật có quy định khác.
Đối với trường hợp người khiếm thị là người bị mù hoàn toàn thì khi người ấy ký chứng từ kế toán cần phải có người sáng mắt được phân công của đơn vị phát sinh chứng từ đó chứng kiến. Đối với người những khiếm thị không bị mù hoàn toàn thì được thực hiện ký chứng từ kế toán như quy định tại Luật kế toán.
Đơn vị kế toán cần phải sử dụng chứng từ điện tử theo quy định tại Điều 17 Luật kế toán thì có thể sử dụng chữ ký điện tử trong công tác kế toán. Chữ ký điện tử cũng như việc sử dụng chữ ký điện tử như thế nào được thực hiện theo quy định của Luật giao dịch điện tử.
Đơn vị kế toán nếu sử dụng chứng từ điện tử theo như quy định tại Điều 17 Luật kế toán thì có thể được sử dụng chữ ký điện tử trong công tác kế toán. Những chữ ký điện tử cũng như việc sử dụng chữ ký điện tử cần phải được thực hiện theo quy định của Luật giao dịch điện tử.
Hầu hết các chứng từ kế toán được ghi bằng tiếng nước ngoài khi sử dụng để ghi sổ kế toán hay lập báo cáo tài chính ở Việt Nam thì cần phải được dịch các nội dung chủ yếu theo như quy định tại khoản 1 Điều 16 Luật kế toán ra tiếng Việt. Đơn vị phụ trách vấn đề kế toán phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ của nội dung chứng từ kế toán đã được dịch từ tiếng nước ngoài trỏ sang tiếng Việt. Bản chứng từ kế toán khi đã dịch ra tiếng Việt thì cần phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài.
Các tài liệu được đính kèm theo chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài như những loại hợp đồng, hồ sơ giấy tờ kèm theo chứng từ thanh toán, hồ sơ dự án đầu tư, hay báo cáo quyết toán và các tài liệu liên quan đi kèm khác của đơn vị kế toán không bị bắt buộc phải dịch ra tiếng Việt, trừ khi trong trường hợp có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Chứng từ kế toán tiếng Anh là gì?
Vậy thì sổ sách kế toán tiếng anh là gì? Câu trả lời là Accounting voucher
Một trong những thắc mắc nhiều nhất hiện nay là chứng từ kế toán tiếng Anh là gì? Trong quá trình người đọc đọc hiểu tài liệu chuyên ngành tiếng Anh, kế toán viên sẽ gặp phải cụm từ chuyên ngành đó là Accounting Vouchers. Đây chính là thuật ngữ để mô tả “Chứng từ kế toán” trong tiếng Anh.
Khi người đọc tiếp nhận tài liệu, anh chị có thể gặp phải cụm từ Financial Paper. Vậy thực tế thì cụm từ Financial Paper là gì, liệu có gì khác so với Accounting Vouchers?
Trong khi cụm từ Accounting Vouchers đề cập đến vấn đề chứng từ kế toán đồng thời người thực hiện xử lý những loại chứng từ đó (kế toán viên) thì Financial Paper là chỉ số phản ánh tài liệu, hồ sơ kế toán – tài chính.
Hiện nay trên thực tế có những loại chứng từ kế toán là gì?
Liên quan đến tiền mặt chẳng hạn như các loại phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán hay giấy đề nghị tạm ứng…
Liên quan đến ngân hàng chẳng hạn như giấy báo nợ, ủy nhiệm chi, séc, …
Liên quan đến tiền lương: Bảng chấm công, bảng tính công, bảng tính lương, hợp đồng lao động hay các loại quy chế, quy định,…
Liên quan đến chi phí hoặc doanh thu: phiếu kế toán, hóa đơn….
Những nội dung của chứng từ kế toán là gì?
Chứng từ kế toán chuẩn cần phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
- a) Tên và số hiệu của một chứng từ kế toán;
- b) Ngày, tháng và năm khi lập chứng từ kế toán;
- c) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị của cá nhân lập chứng từ kế toán;
- d) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân được nhận chứng từ kế toán;
đ) Nội dung của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- e) Số lượng sản phẩm, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi trong đó bao gồm tiền ghi bằng số và bằng chữ;
- g) Chữ ký ghi kèm họ và tên của người lập, người duyệt cùng với những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán nêu trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.
Chứng từ kế toán điện tử
Chứng từ điện tử hiện nay được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung theo quy định và chúng được thể hiện dưới dạng những dữ liệu điện tử, được người sử dụng mã hóa mà không bị thay đổi hình thức trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc ở trên vật mang tin như đĩa từ, băng từ, các loại thẻ thanh toán.
Chứng từ điện tử cần phải bảo đảm tính bảo mật cũng như là việc bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; chứng từ điện tử cần phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng chẳng hạn như khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định.
Chứng từ điện tử cần phải được quản lý như tài liệu kế toán ở một dạng nguyên bản mà nó đã được tạo ra, gửi đi hoặc nhận tuy nhiên cần phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.
Khi chứng từ kế toán bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để thuận lợi hơn khi giao dịch, thanh toán hoặc ngược lại thì chứng từ kế toán điện tử có giá trị để thực hiện những nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó. Chứng từ bằng giấy hiện nay chỉ có giá trị để lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, hoàn toàn không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.
Quá trình lập và lưu trữ chứng từ kế toán
Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải chuyển thành chứng từ kế toán, chỉ được thực hiện một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Chứng từ kế toán phải rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trong biểu mẫu.
Trong trường hợp chứng từ lập hóa đơn không có biểu mẫu, đơn vị lập hóa đơn có thể tự tạo chứng từ lập hóa đơn. Bạn phải đảm bảo đầy đủ các nội dung quy định tại Điều 16 của luật này.
Nội dung của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên tài liệu kế toán không được rút gọn, xóa hoặc thay đổi; khi viết bằng mực, các số và chữ phải nối liền nhau, không ngắt quãng, xóa được khoảng trống, phiếu thu bị xóa, sửa, không có giá trị thanh toán và được ghi vào sổ cái. Trường hợp phiếu thu sai, kế toán phải xóa sổ. không chính xác trên biên lai.
Phiếu kế toán phải được lập với số liên quy định.Trong trường hợp phải lập nhiều tài liệu kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung của các liên phải giống nhau.
Người tạo, người kiểm tra và những người khác ký vào chứng từ thanh toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ thanh toán.
Chứng từ kế toán được tạo dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định của pháp luật. Biên lai điện tử được in ra giấy và lưu trữ trên các phương tiện điện tử, theo quy định tại Điều 41 Luật Kế toán 2015, phải đảm bảo tính bảo mật và bí mật của thông tin, dữ liệu và có thể tìm kiếm được trong thời gian lưu trữ.
Hướng dẫn ký chứng từ kế toán như thế nào?
Chứng từ kế toán phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh ghi trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng mực vĩnh viễn. Chứng từ kế toán không được ký bằng mực đỏ hoặc có chữ ký khắc sẵn nhất quán chữ ký của người mù trên chứng từ kế toán phải đúng tiêu chuẩn của chính quyền.
Chữ ký ở trên mỗi loại chứng từ kế toán phải do những người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm cấm việc ký chứng từ kế toán nếu như chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc đúng theo trách nhiệm của người ký.
Chứng từ kế toán khi chi tiền cần phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc do người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký ở trên mỗi chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.
Chứng từ điện tử hiện nay cần phải có chữ ký điện tử. Chữ ký ở trên chứng từ điện tử cũng có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.
Các loại hóa đơn có phải chứng từ kế toán không?
Áp dụng định nghĩa Chứng từ kế toán là gì?, ta thấy Hóa đơn được hiểu là loại chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ lập, ghi thông tin về việc bán hàng, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật. Nội dung, hình thức, trình tự lập, quản lý và sử dụng hóa đơn thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế.
Quản lý và sử dụng chứng từ kế toán là gì?
Thông tin, số liệu của tài liệu kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian theo nội dung kinh tế và được bảo mật theo quy định của pháp luật.
Quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong tài liệu kế toán được dành cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Trong trường hợp tạm giữ, tịch thu tài liệu kế toán thì cơ quan nhà nước có liên quan phải sao chụp tài liệu bị mất, tạm giữ, tịch thu, ký chứng thực bằng chụp ảnh và nộp ảnh cho cơ sở thanh toán bù trừ; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng của từng loại tài liệu kế toán bị thu giữ, tạm giữ và ký tên, đóng dấu.
Người chịu trách nhiệm niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản ghi rõ lý do, số tiền của từng loại chứng từ kế toán và ký tên, đóng dấu.
Những quy định về chứng từ kế toán là gì?
Chứng từ kế toán hiện nay được lập tuân theo một quy chuẩn chung. Đầu tiên các chứng từ này cần phải thể hiện một cách trung thực và thể hiện đầy đủ các nội dung như: số hiệu chứng từ, ngày tháng, tên cá nhân đơn vị lập/nhận chứng từ, chữ ký của người lập, nghiệp vụ kinh tế phát sinh, người duyệt và người có liên quan đến chứng từ kế toán đó…
Theo như quy định chung hiện nay của luật kế toán, các loại chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liên, tuyệt đối không được có bất ký dấu vết tẩy xóa hay sửa chữa. Khi lập sai chứng từ (hoặc các loại hóa đơn giá trị gia tăng) cần gạch bỏ không được xé rời ra khỏi quyển sổ.
Tuyệt đối người làm chứng từ không ký chữ ký khống, không duyệt những chứng từ không trung thực, giám đốc, quản lý hay thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng chỉ ký duyệt khi đã qua kiểm tra và xác minh tính chính xác, minh bạch của các thông tin ghi trên chứng từ kế toán.
Vậy chức năng của chứng từ kế toán là gì? Chứng từ đóng một vai trò quan trọng trong kế toán doanh nghiệp. Chúng đảm bảo tính hợp pháp của số liệu được ghi chép và phản ánh trên sổ kế toán. Ngoài ra, nó còn giúp các doanh nhân xem xét và kiểm soát các hoạt động kinh doanh của công ty, từ đó hỗ trợ phát triển chiến lược và là cơ sở để giải quyết bất kỳ tranh chấp nào.
Công ty cung cấp dịch vụ kế toán tổng hợp uy tín, chuyên nghiệp
Nếu như doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn đối với việc lập và quản lý những chứng từ, nghiệp vụ kế toán hay vấn đề tài chính của doanh nghiệp, hãy tham khảo dịch vụ kế toán tổng hợp của dichvuketoan.biz chúng tôi.
Dichvuketoan.biz chúng tôi tự hào là một trong những đơn vị hàng đầu cung cấp dịch vụ kế toán tổng hợp uy tín trên toàn quốc. Chúng tôi tin rằng với dịch vụ mà dichvuketoan.biz cung cấp chính là giải pháp hoàn hảo về mặt tài chính, kế toán đối với các doanh nghiệp. Chúng tôi không chỉ hoạt động tại các thành phố lớn, công ty hiện nay còn tới hỗ trợ các doanh nghiệp tại Hải Phòng, Lào Cai, Hải Dương, Bình Thuận…
Công ty chúng tôi có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ kế toán tổng hợp, mang đến cho khách hàng sự chuyên nghiệp, đội ngũ kế toán trưởng dày dặn kinh nghiệm, trách nhiệm, mang lại hiệu quả kinh tế tối đa.
Với Dichvuketoan.biz, chúng tôi lấy sự trung thực, niềm tin và sự hài lòng làm tiêu chuẩn cho sự phát triển bền vững. Hỗ trợ khách hàng là động lực để chúng tôi không ngừng nỗ lực cải tiến chất lượng mỗi ngày. Chúng tôi tin rằng sự nỗ lực của toàn thể nhân viên Dichvuketoan.biz sẽ mang đến cho khách hàng những trải nghiệm dịch vụ tuyệt vời.
Trách nhiệm của kế toán tổng hợp đối với chứng từ kế toán là gì?
Khi bạn thuê dịch vụ kế toán trưởng tại Dichvuketoan.biz, trách nhiệm của chúng tôi bao gồm:
- Tìm hiểu các luật và quy định của Bộ Tài chính áp dụng cho quy trình sử dụng chứng từ kế toán trong doanh nghiệp.
- Thực hiện có hiệu quả công tác lập chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật, tuân thủ các nguyên tắc tài chính, đảm bảo minh bạch, rõ ràng.
- Tối đa hóa hiệu quả doanh thu, mang lại lợi ích tối đa cho công ty khách hàng thông qua các chứng từ.
- Quản lý và kiểm soát ngân sách kinh doanh dựa trên chứng từ đã lập.
Dichvuketoan.biz chúng tôi tự hào là đơn vị chuyên nghiệp, cung cấp các dịch vụ kế toán tổng hợp, kế toán trưởng trên toàn quốc. Với đội ngũ nhân lực được đào tạo bài bản, vừa giỏi chuyên môn, giàu kinh nghiệm, chúng tôi cam kết lập chứng từ kế toán minh bạch, cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp. Để tìm hiểu thêm thông tin về các gói dịch vụ, quý khách hàng có thể truy cập vào website hoặc liên hệ trực tiếp qua hotline 093 818 6088 để được chúng tôi hỗ trợ.
Trên đây là nội dung Dichvuketoan.biz đã sưu tầm và biên soạn để trả lời cho câu hỏi chứng từ kế toán là gì.
Tham khảo thêm dịch vụ kế toán tổng hợp của chúng tôi qua website https://dichvuketoan.biz/ để được bộ phận tư vấn hỗ trợ nhiệt tình!
