Cách thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu và lần thứ 2 qua mạng là như thế nào? Doanh nghiệp cần có lưu ý những gì để phát hành và sử dụng được hóa đơn điện tử. Tìm ngay cho mình câu trả lời về quy trình phát hành hóa đơn điện tử trong bài viết dưới đây nhé. 

Hóa đơn điện tử là như thế nào?

Theo Điều 3 thuộc Thông tư 32/2011 / TT-BTC, khái niệm hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:

Hóa đơn điện tử được định nghĩa là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo hóa đơn, lưu trữ hóa đơn, gửi hoặc nhận hóa đơn, và quản lý hóa đơn điện tử thực hiện thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài chính.

Quy định về việc thông báo phát hành các hóa đơn mới

Cách thức phát hành, đăng ký hóa đơn điện tử, kể cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng tại cơ sở sử dụng hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ trong thời gian sử dụng hóa đơn. Cơ quan quản lý thuế sẽ cần phải hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng khi đã có thông báo phát hành hóa đơn mới và không bị phạt.

Trường hợp khi nhận được thông báo phát hành do tổ chức gửi, nhưng cơ quan thuế phát hiện thông báo phát hành không đáp ứng các yêu cầu theo quy định của nhà nước. Thì trong thời hạn hai ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo. Cơ quan thuế phải thông báo tới tổ chức bằng văn bản. Tổ chức có trách nhiệm thực hiện các điều chỉnh đối với việc công bố các bản phát hành mới.

Các quy trình thông báo phát hành hóa đơn mới qua mạng

Quy trình thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng bao gồm tất cả là 3 bước dưới đây:

Bước 1: Thông báo phát hành hóa đơn trên hệ thống TK

Hãy đăng nhập vào phần mềm HTKK: Hóa đơn / Thông báo phát hành ra hóa đơn (TB01/AC)

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử – Ảnh 1

Nếu như chưa biết cách cài đặt và sử dụng phần mềm HTKK, hãy tham khảo cách sau. Nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phát hành / Sau khi đã nhập xong thì các bạn chọn: “Kết xuất XML”.

Bước 2: Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua hình thức mạng

Truy cập vào website sau: nhantokhai.gdt.gov.vn. Sau đó Đăng nhập hệ thống máy chủ theo MST của Doanh nghiệp. Tiếp đó thì ta Chọn Tài khoản / Đăng ký thêm tờ khai. Lưu ý rằng ngày bắt đầu sử dụng  sau 2 ngày kể từ ngày “Thông báo phát hành hoá đơn điện tử”.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử – Ảnh 2

Sau đó  thì Tích chọn “Thông báo phát hành hóa đơn” hay “Tiếp tục”. Sau khi đã đăng ký xong  thì các bạn Nộp Thông báo phát hành hóa đơn. 

Bước 3: Nộp hóa đơn và mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, thông báo phát hành bản word qua trang mạng

Các bạn cần phải chụp hóa đơn mẫu mà bên nhà in đã cung cấp. Và quyết định được sử dụng hóa đơn mà cơ quan Thuế cấp cho Doanh nghiệp tiếp đó các bạn đính kèm trong File Word.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử – Ảnh 3

Sau khi các bạn đã nộp xong Thông báo phát hành hóa đơn trên trang web nhantokhai .gdt.gov. vn thì các bạn vào mục: Tra cứu / TB01/AC – “Thông báo phát hành hóa đơn”.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử – Ảnh 4

Ta đính kèm file Word vào mục “Thông báo Phát hành hóa đơn” vừa nộp qua mạng. Tiếp theo đó, các bạn chọn File Word hóa đơn mẫu để nộp rồi sau đó Ký nộp là xong.

Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần thứ 2

Nếu không có sự thay đổi về hình thức và nội dung của hóa đơn điện tử phát hành thì không cần phải gửi kèm theo hóa đơn điện tử mẫu. Thay vào đó là chỉ cần gửi mẫu là TB01/AC chậm nhất là 5 ngày trước khi sử dụng.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử – Ảnh 5

Thủ tục thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử dành cho các trường hợp khác

Sau đó thông báo nhà cung cấp cập nhật thông tin thay đổi. Đồng thời hãy gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hoá đơn đến cho cơ quan thuế quản lý. Trực tiếp kèm một bản nộp hình thức online lên thuế điện tử chậm nhất 5 ngày trước khi xuất hóa đơn hàng hóa dịch vụ đến khách hàng.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử – Ảnh 6

Lưu ý: Nếu tổ chức không có nhu cầu sử dụng số hóa đơn đã phát hành hoặc chưa sử dụng hết. Doanh nghiệp cần hủy hóa đơn điện tử chưa sử dụng và thông báo kết quả hủy hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế nơi chuyển đi và thông báo phát hành hóa đơn mới cho cơ quan thuế nơi chuyển đến.

Lời kết 

Trên đây là bài viết hướng dẫn cách thông báo phát hành hóa đơn điện tử và những quy định về thông báo phát hành hóa đơn hay hồ sơ đăng ký cấp phép sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, mẫu thông báo sử dụng hóa đơn điện tử gửi khách hàng,… Hy vọng dichvuketoan mang đến bài viết này đã cung cấp đến quý độc giả những thông tin bổ ích.